قراردادهای B2B از جمله راهکارهای سازمانی هستند که نقشی اساسی در دنیای تجارت بازی می‌کنند؛ زیرا این قراردادها به وضوح انتظارات را برای همه‌ی طرفین تعریف می‌کنند، از منافع آن‌ها در زمانی که این انتظارات برآورده نمی‌شوند محافظت می‌کنند و قیمت ثابتی را برای خدمات یا کالاهای ارائه شده تعیین می‌کنند. ما اینجا در آواکتان بیزینس می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم که اساسا یک قرارداد B2B چیست و چه ویژگی‌ها و نکاتی باید در آن رعایت شود.
انواع قرارداد B2B
پیش از اینکه به بیان نکات مهم در نگارش قراردادهای سازمانی بپردازیم، لازم است تا ابتدا با انواع قرارداد B2B آشنا شویم. قراردادهای B2B شامل قراردادهای زیر است:
- خرید و فروش سازمانی
- قراردادهای خدمات سازمانی
- قراردادهای مشارکت
قرارداد فروش یا خرید کالا
قرارداد فروش و خرید (SPA) یک قرارداد قانونی الزام‌آور است که بر خرید و فروش کالا بین خریداران و فروشندگان دلالت دارد. SPAها می‌توانند مربوط به خرید و فروش املاک و مستغلات یا سایر کالاها باشند و به عنوان یک سند قطعی که شرایط و ضوابط فروش را رسمی می‌کند، پایان مذاکرات میان طرفین قرارداد را نشان می‌دهد.
پیشنهاد میشود: فروش B2B چیست؟ راهنمای جامع برای کسب‌وکارها
قرارداد خدمات
قرارداد خدماتی قراردادی است بین شما و ارائه‌دهنده‌ی خدمات و یا برعکس، میان شما و مشتری شما، که در آن خدماتی که ارائه یا دریافت می‌کنید، مشخص شده است. زمان پاسخگویی، در دسترس بودن و اهداف، برخی از مهم‌ترین جنبه‌هایی هستند که در چنین قراردادهایی گنجانده می‌شوند. این قرارداد تضمین‌کننده‌ی انتظارات طرفین، کیفیت خدمات و مدیریت ریسک‌ها و موانع است.
قرارداد مشارکت
یک قرارداد مشارکت تجاری بر روابط کاری بین دو یا چند طرف از نظر قانونی حاکم است. هدف و ساختار کسب و کار در این قرارداد تجاری مشخص شده است. این موارد شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های شرکا، مشارکت در سرمایه، دارایی، منافع، فرآیندهای تصمیم‌گیری، ضوابط خروج از مشارکت، نحوه‌ی تقسیم سود و روش‌های حل اختلاف است. یک توافقنامهی مشارکت تجاری، انتظارات طرفین را روشن می‌سازد، از منافع همه‌ی شرکا محافظت می‌کند و چارچوبی برای حل اختلافات در صورت بروز آن‌ها فراهم می‌کند.
5 نکته مهم در نگارش قراردادهای سازمانی
در روابط تجاری میان سازمان‌ها، داشتن مذاکره برای قراردادهای موثر می‌تواند تعارضات احتمالی در آینده را کاهش دهد. اما به جز مذاکره، نگارش یک قرارداد مناسب نیز امری ضروری است؛ قراردادی که در آن نکات مهم و مورد نیاز قراردادهای سازمانی در آن رعایت شود. در ادامه این نکات را با هم بررسی خواهیم کرد.
اطلاعات هویتی طرف‌های قرارداد
یک قرارداد B2B باید شامل اطلاعات کاملی در مورد شرکت، از جمله نام، اطلاعات هویتی مدیران، آدرس دقیق، شماره تلفن و موبایل مدیران و آدرس ایمیل باشد. افزون بر این، اگر کسب و کار شما به یک نماینده‌ی اختصاصی نیاز دارد، ضروری است که این نقش نیز به صراحت در قرارداد مشخص شده باشد و کانال‌های ارتباطی شفاف و کارآمد بین همه‌ی طرف‌های درگیر در متن قرارداد گنجانده شود. گنجاندن اطلاعات دقیق هویتی در قرارداد، شفافیت و پاسخگویی را ایجاد می‌کند و اعتماد را در بین ذینفعان تقویت می‌کند.
اگر در حال بستن یک قرارداد B2B هستید، مشتری‌ای که با او قرارداد می‌بندید باید به صراحت مشخص شود. این که آیا مشتری تحت یک شرکت با مسئولیت محدود فعالیت می‌کند یا از نوع دیگری از سازمان‌ها استفاده می‌کند، باید به دقت در نظر گرفته شود. در قرارداد، نام نماینده یا نمایندگان باید به شکلی برجسته، به ویژه در قسمت امضا نشان داده شود تا نشان دهد که آن‌ها نماینده‌ی مجاز شرکت هستند.
حوزه‌ی کاری، خدمات و محصولات
برای اطمینان از موفقیت قرارداد B2B، لازم است تا به طور شفاف مشخص شود که هدف اصلی چنین توافقاتی چیست و به چه دستاوردهایی باید دست یافت. در صورتی که قرارداد برای ارائه‌ی خدمات و یا ساخت یک محصول منعقد شده، پس از تعریف هدف اصلی، قرارداد باید شامل اهداف میان مدت و جدول زمانی برای تکمیل هر مرحله نیز باشد. افزون بر این، محصول قرارداد B2B باید به طور دقیق تعریف شود.
برای اطمینان از کیفیت محصول، باید به وضوح نحوه‌ی ظاهر، ویژگی‌های آن و مواد به کار رفته در آن را مشخص کنید. همچنین مهم است که مشخص شود طرف‌های قرارداد چه خدماتی را ارائه می‌دهند. به یاد داشته باشید که اغلب، قرارداد توسط افرادی بررسی میشود که تصمیم خرید را نگرفته‌اند؛ به عبارت دیگر، قرارداد نه توسط مدیران و خریداران اصلی، که توسط نمایندگان و یا سایر کارکنان آنان بررسی می‌شوند و در این راستا، توضیح اصطلاحات و یا ویژگی‌های خدمات و محصولات به صورت واضح و مشخص ضروری است.
پیشنهاد میشود برای آشنایی بیشتر با انواع خدمات آواکتان بیزینس مطلب چرا کیفیت غذای سازمانی اهمیت دارد؟ را مطالعه نمایید.
شرایط پرداخت در فروش سازمانی
یکی دیگر از نکات قراردادهای B2B تعیین شرایط پرداخت است. تاریخ های سررسید، دوره‌های زمانی پرداخت‌ها (ماهانه، فصلی و …) و روش پرداخت ترجیحی، از جمله حواله‌های بانکی یا چک باید در قرارداد مشخص شود. با انجام این کار، برنامه‌ریزی مالی کارآمدی خواهید داشت. ارائه توضیحات دقیق از قیمت کل قرارداد یا هزینه‌ی هر واحد از محصول یا خدمات برای یک قرارداد B2B بسیار مهم است. فراموش نکنید که مالیات، کارمزد یا سایر هزینه‌های اضافی را که ممکن است در مدت زمان اجرای قرارداد اعمال شود، در قرارداد ثبت کنید. شفافیت در قرارداد تجاری، احتمال اختلافات بعدی را به حداقل می‌رساند.
در قرارداد B2B شیوه‌ی ارسال فاکتورها، از جمله هرگونه مستندات یا موارد پشتیبانی را مشخص کنید. در صورت تاخیر در پرداخت وجه قرارداد، ممکن است در جریان نقدینگی خود دچار مشکل شوید. شما می توانید با تعیین جریمه‌ی تاخیر در پرداخت در قرارداد خود، این مشکل را کاهش دهید. نرخ بهره، جریمه‌های دیرکرد و تاریخ تعلق گرفتن جریمه باید در قرارداد گنجانده شود. موارد مربوط به فسخ یا لغو قرارداد، از جمله هرگونه کارمزد، جریمه، یا پرداخت‌های معوقی را که باید انجام شود، حتما در متن قرارداد ثبت کنید.
شرایط تحویل کالا یا خدمات
در قرارداد B2B، تعیین زمان، تاریخ و محل تحویل محصول یا خدمات بسیار مهم است. افزون بر این، تعیین زمان انجام تعهدات قراردادی بسیار مهم است. همچنین باید بیان شود که در زمان تحویل کالا یا خدمات، چه الزاماتی باید رعایت شود تا کیفیت و ارزش محصول یا خدمات تایید شود.
ضمانت‌نامه و گارانتی
قراردادهای B2B شامل ضمانت‌نامه‌ها و گارانتی‌هایی است که تعهدات ارائه شده توسط یک طرف نسبت به محصولات یا خدمات ارائه‌شده‌ی خود را تعریف می‌کند. این شرایط به عنوان چارچوبی برای ایجاد اعتماد، رفع خطرات و ریسک‌ها و حل و فصل هر گونه تعارضی که ممکن است در زمان اجرای قرارداد ایجاد شود، عمل می‌کند.
سایر نکات قراردادهای B2B
حقوق مالکیت فکری یکی از این موارد است. قرارداد B2B تصریح می‌کند که هر کاری که برای مشتریان خود انجام می‌دهید یا هر محصولی که تولید می‌کنید، از جمله عکس، محتوا و طراحی وب‌سایت، دارایی شما است که در طول مدت پروژه به آن‌ها واگذار میشود.
محرمانه بودن و عدم افشای اطلاعات مورد دیگری است که بهتر است در یک قرارداد B2B گنجانده شود. در یک قرارداد تجاری، مقررات محرمانگی و عدم افشا، از اطلاعات حساس و اسرار تجاری مشترک بین طرفین قرارداد محافظت می‌کند. یک بند محرمانه مشخص می‌کند که چه چیزی «اطلاعات محرمانه» است. این موارد شامل اسرار تجاری، اطلاعات اختصاصی، استراتژی‌های کسب و کار، لیست مشتریان، سوابق مالی و هرگونه اطلاعات حساس دیگر مرتبط با روابط تجاری است.
پیش از نگارش قرارداد سازمانی، بهتر است نکات مذاکره B2B رعایت شده و تمامی انتظارات در متن قرارداد ثبت شود تا از ایجاد هرگونه تعارض جلوگیری شود؛ اما با این حال، در قرارداد B2B، ثبت مفاد حل اختلاف برای حل تعارضات، اختلاف نظرها و اختلافاتی که ممکن است در طول قرارداد تجاری ایجاد شود، ضروری است. در نتیجه‌ی این مفاد، مشکلات به شیوه‌ای ساختاریافته و کارآمد حل و فصل می‌شوند و ریسک دعاوی پرهزینه و زمان‌بر در محاکم قضایی را کاهش می‌دهند. بیشتر قراردادهای B2B شامل مقرراتی برای حل اختلافات، از جمله مذاکره، میانجی‌گری، داوری، دعوی قضایی و مقررات دولتی است.
یکی دیگر از نکات قراردادهای B2B، استراتژی پایان مشارکت و خروج از قرارداد است. راهبردهای فسخ و خروج از قرارداد به شرایط و رویه‌هایی می پردازد که بر اساس آن، قرارداد ممکن است فسخ یا باطل شود. هدف از این بندها مدیریت ریسک ها، تعریف پیامدهای خاتمه‌ی روابط تجاری و ارائه‌ی چارچوبی روشن برای مدیریت چنین شرایطی است. شروط فسخ می‌تواند برای فسخ توافقی، ورشکستگی (یکی از طرفین ورشکسته شود)، عدم تحقق اهداف (یکی از طرفین در رسیدن به هدف قرارداد در مدت زمان تعیین شده ناکام بماند) یا رویدادهای غیرمترقبه (مانند بلایای طبیعی و مواردی که در قرارداد تجاری از آن با عنوان فورس ماژور یاد می‌کنند) در قرارداد نوشته شود.
برای جلوگیری از ایجاد مشکلات قانونی در آینده، باید اطمینان حاصل کنید که شرایط پرداخت شما مطابق با قوانین و مقررات حاکمیتی و استانداردهای صنعتی مربوطه است. بنابراین، پیش‌نویس اولیه‌ی فرم یا الگوی قرارداد تجاری شما باید توسط یک وکیل آشنا به کسب و کار شما بررسی و بازنگری شود. همچنین هر دو طرف باید فرم‌های قرارداد تجاری را امضا کنند تا اعتبار پیدا کند. افزون بر این، هر دو طرف باید یک نسخه‌ی امضا شده از قرارداد توسط طرفین و شهود را داشته باشند تا یک توافقنامهی الزام‌آور قانونی باشد.
معایب قراردادهای سازمانی
اگرچه قراردادهای سازمانی می‌توانند منافع طرفین قرارداد را تضمین کنند، اما معایبی را نیز با خود به همراه دارند که در روند نگارش این قراردادها و مشکلات احتمالی پس از آن نمایان می‌شوند. برا نمونه، اغلب پیچیدگی زیادی در قراردادها وجود دارد و این پیچیدگی به ویژه در صنایعی که تابع مقررات پیچیده یا الزامات فنی هستند، بیشتر است. این فرآیند می‌تواند نگارش قراردادها را زمان‌بر کند. افزون بر این، حل و فصل اختلافات از طریق دادخواهی یا داوری می‌تواند پرهزینه، زمان‌بر و برای روابط تجاری مضر باشد.
در قراردادهای بین مشاغل عدم قطعیت وجود دارد و بندها مشمول تفسیر هستند و ممکن است هر سناریویی را که ممکن است رخ دهد، پوشش ندهند. در نتیجه، کاربرد شرایط قرارداد در شرایط واقعی ممکن است مبهم باشد. همچنین اتکای شدید به شرایط قراردادی ممکن است منجر به رویکردی سخت‌گیرانه میان طرفین شود و در صورت تاخیر در اجرای تعهدات، طرفین قرارداد انعطافی از خود نشان ندهند و همین امر، تنش میان آن‌ها بیشتر کند. از دیگر مشکلات قراردادهای سازمانی این است که فرآیند ایجاد اصلاحات قابل توجه در قراردادهای B2B می‌تواند پس از امضای آن چالش‌برانگیز باشد؛ به ویژه در صورتی که هر دو طرف بر سر یک مورد توافق نداشته باشند.
نتیجه‌گیری
در این مقاله از مجله آواکتان بیزینس به بررسی انواع قراردادهای سازمانی و نکات لازم برای نگارش آن‌ها پرداختیم. قراردادهای B2B ساختار، حمایت قانونی، و شرایط و ضوابط روشنی را برای فعالیت هر کسب و کاری فراهم می‌کند. برخی از نکات کلیدی شامل مشخصات هویتی طرفین، زمینه‌ی کاری، شرایط پرداخت، شرایط تحویل، ضمانت‌ها، مالکیت معنوی، محرمانه بودن، شرایط حل اختلاف و ضوابط فسخ یا ابطال هستند. با وجود این، قراردادهای B2B می‌توانند پیچیده و غیر قابل انعطاف بوده و در صورت بروز اختلاف، بسیار پرهزینه باشند. برای دستیابی به موفقیت، تهیه‌ی پیش‌نویس دقیق از قرارداد، ارتباط منظم میان طرفین و انعطاف‌پذیری از موارد ضروری است. همواره در نظر داشته باشید که پایه و اساس هر رابطه‌ی تجاری موفق، صرف نظر از کاستی‌های آن، یک قرارداد تجاری است که به خوبی طراحی و تدوین شده است.
نکاتی در مورد مذاکره برای قراردادهای قوی B2B برای همکاری در خدمات سازمانی دریافت کنید.
