هر روز در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ، صدها یا حتی هزاران وعده غذا آماده می‌شود. اما از لحظه‌ای که منو انتخاب می‌شود تا زمانی که غذا به دست کارکنان می‌رسد، تصمیم‌های زیادی گرفته می‌شود: چه غذایی آماده شود؟ چه مقدار غذا نیاز است؟ چرا بعضی غذاها بیشتر باقی می‌مانند؟ و چطور می‌توان کیفیت وعده‌ها را حفظ کرد، بدون اینکه بخش زیادی از مواد غذایی هدر برود؟
این پرسش‌ها بخشی از چالش‌های واقعی مدیریت غذای سازمانی هستند. به همین دلیل، روز جهانی غذا که هر سال در ۱۶ اکتبر برگزار می‌شود، فرصت مناسبی است تا تجربه شرکت‌هایی را بررسی کنیم که برای بهبود فرایند تهیه و توزیع غذا، سراغ روش‌های تازه‌تری رفته‌اند.
وقتی غذای باقی‌مانده به یک مسئله قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌شود
در یک غذاخوری بزرگ، باقی ماندن چند ظرف غذا شاید اتفاق مهمی به نظر نرسد. اما اگر همین وضعیت هر روز تکرار شود، مقدار قابل توجهی غذا، مواد اولیه، زمان آماده‌سازی و هزینه از دست می‌رود. مشکل اینجاست که بدون ثبت اطلاعات، معمولاً مشخص نیست چه چیزی واقعاً دور ریخته می‌شود و علت آن چیست.
یک مطالعه منتشرشده در مجله علمی Sustainability در سال ۲۰۲۴، دو غذاخوری سازمانی در آلمان را بررسی کرد که برای کارکنان یک شرکت حوزه سلامت غذا تهیه می‌کردند. پژوهشگران مجموعه‌ای از تغییرات را در این غذاخوری‌ها اجرا کردند؛ از ارائه انتخاب‌های بیشتر برای اندازه سهم غذا گرفته تا استفاده از ظروف کوچک‌تر برای سالاد، آگاه کردن کارکنان آشپزخانه از میزان دورریز و بهبود مدیریت برخی غذاهای باقی‌مانده.
نتیجه پس از شش ماه، کاهش حدود ۴۶ درصدی دورریز غذا در این دو غذاخوری بود. در مجموع، ۳۴۳ کیلوگرم غذای کمتری دور ریخته شد. نکته جالب این تجربه، این است که راه‌حل فقط در آشپزخانه یا فقط در رفتار مصرف‌کنندگان نبود. تغییر در نحوه سرو، برنامه‌ریزی و آگاهی کارکنان، در کنار هم به نتیجه رسیدند.
برای یک مجموعه دیگر، ممکن است راه‌حل متفاوت باشد. شاید مشکل از برآورد اشتباه تعداد سفارش‌ها باشد یا اندازه وعده‌ها با نیاز مصرف‌کنندگان تناسب نداشته باشد. به همین دلیل، اولین قدم برای کاهش دورریز، لزوماً کمتر غذا پختن نیست؛ بلکه فهمیدن این است که غذا دقیقاً در کدام مرحله و به چه دلیلی باقی می‌ماند.
چرا بعضی غذاها همیشه باقی می‌مانند؟
فرض کنیم یک شرکت هر روز چند گزینه برای ناهار کارکنان در نظر می‌گیرد. در پایان هفته، مسئول تأمین غذا متوجه می‌شود که یک غذا مرتباً باقی می‌ماند، درحالی‌که غذای دیگری معمولاً زودتر تمام می‌شود. یک واکنش ساده، حذف غذای کم‌طرفدار است. اما قبل از این تصمیم، چند سؤال مهم وجود دارد: آیا طعم غذا با سلیقه کارکنان هماهنگ نیست؟ آیا اندازه سهم بیش از نیاز است؟ آیا زمان سرو مناسب نیست؟ یا کارکنان به دلیل تکرار بیش از حد، دیگر آن غذا را انتخاب نمی‌کنند؟
این تفاوت‌ها مهم‌اند؛ چون هرکدام راه‌حل متفاوتی دارند. اگر مسئله اندازه سهم باشد، امکان ارائه چند اندازه وجود دارد. اگر منو تکراری شده باشد، تغییر ترکیب غذاها می‌تواند مؤثرتر باشد. اگر مشکل به کیفیت هنگام تحویل مربوط باشد، باید زمان‌بندی آماده‌سازی و توزیع بررسی شود.
به همین دلیل، تنوع منو فقط به معنای اضافه کردن غذاهای بیشتر نیست. انتخاب خوراکی‌های مناسب برای محل کار باید هم با سلیقه و نیاز کارکنان هماهنگ باشد و هم برای مجموعه‌ای که مسئول تهیه غذاست، قابل مدیریت بماند. گاهی حذف یک گزینه کم‌طرفدار تصمیم درستی است؛ اما در مواردی می‌توان با تغییر کوچکی در دستور پخت، اندازه سهم یا نحوه ارائه، همان غذا را به انتخابی جذاب‌تر و مناسب‌تر برای کارکنان تبدیل کرد.
شرکت‌ها چطور از داده‌ها برای مدیریت بهتر غذا استفاده می‌کنند؟
وقتی تعداد وعده‌های غذایی زیاد می‌شود، تصمیم‌گیری بر اساس حدس و تجربه شخصی به‌تنهایی کافی نیست. در چنین شرایطی، ثبت اطلاعات می‌تواند به مدیران کمک کند بفهمند کدام بخش از فرایند به اصلاح نیاز دارد. شرکت خدمات غذایی Aramark در آلمان، در برخی از محل‌های فعالیت خود از ابزارهای پایش دورریز استفاده کرده است. در مطالعه موردی منتشرشده از سوی شرکت فناوری KITRO، به استفاده از این راهکار در بخشی از غذاخوری‌های تحت مدیریت Aramark اشاره شده است.
منطق چنین ابزارهایی ساده است: به‌جای اینکه کارکنان فقط بدانند مقداری غذا باقی مانده، اطلاعات دقیق‌تری درباره نوع و میزان ضایعات در اختیار داشته باشند. این داده‌ها می‌توانند به شناسایی الگوها کمک کنند؛ مثلاً اینکه کدام غذاها بیشتر باقی می‌مانند یا کدام مرحله از آماده‌سازی بیشترین ضایعات را ایجاد می‌کند.
البته ثبت اطلاعات به‌تنهایی چیزی را تغییر نمی‌دهد. اگر مشخص شود مقدار زیادی از یک غذا باقی می‌ماند، باید تصمیمی درباره آن گرفته شود و نتیجه تصمیم نیز دوباره بررسی شود. ارزش داده‌ها در همین چرخه است: مشاهده، تغییر و ارزیابی. این رویکرد حتی بدون ابزارهای دیجیتال هم قابل اجراست. یک آشپزخانه سازمانی می‌تواند با ثبت روزانه تعداد سفارش‌ها، غذاهای باقی‌مانده و بازخورد کارکنان، تصویر روشن‌تری از عملکرد خود به دست آورد.
نوآوری فقط در آشپزخانه اتفاق نمی‌افتد
وقتی درباره بهتر شدن غذای سازمانی صحبت می‌کنیم، معمولاً ذهن به سمت سرآشپز، مواد اولیه یا تجهیزات آشپزخانه می‌رود. اما بخشی از مشکلات، پیش از شروع پخت یا پس از آماده شدن غذا شکل می‌گیرند. برای مثال، اگر تعداد کارکنان حاضر در شرکت در روزهای مختلف تغییر کند اما سفارش غذا ثابت بماند، احتمال باقی ماندن غذا افزایش پیدا می‌کند. اگر سفارش‌ها دیرتر از زمان تعیین‌شده تغییر کنند، برنامه آماده‌سازی به هم می‌ریزد. اگر زمان ارسال با زمان استراحت کارکنان هماهنگ نباشد، ممکن است غذا در شرایط مطلوب به دست مصرف‌کننده نرسد.
به همین دلیل، بهبود غذای سازمانی گاهی بیشتر از آنکه به تغییر دستور پخت نیاز داشته باشد، به هماهنگی میان بخش‌های مختلف وابسته است. ثبت به‌موقع تعداد سفارش‌ها، مشخص بودن ساعت تحویل، برنامه‌ریزی برای محل‌های مختلف توزیع و اطلاع‌رسانی درباره تغییرات منو، نمونه‌هایی از اقداماتی هستند که می‌توانند از بروز خطا جلوگیری کنند. این تغییرات شاید در نگاه اول چندان چشمگیر نباشند، اما در مجموعه‌ای که هر روز تعداد زیادی وعده غذا توزیع می‌کند، همین جزئیات می‌توانند تفاوت ایجاد کنند.
کارکنان چه نقشی در آینده غذای سازمانی دارند؟
یک منو ممکن است از نظر مدیران متنوع و کامل به نظر برسد، اما در عمل با استقبال کارکنان روبه‌رو نشود. دلیل آن می‌تواند به سلیقه غذایی، اندازه سهم، ترکیبات یا حتی نحوه ارائه غذا مربوط باشد. برای شناخت این تفاوت، برخی مجموعه‌ها از نظرسنجی، ثبت بازخورد یا بررسی الگوی سفارش‌ها استفاده می‌کنند. هدف این نیست که همه ترجیحات را به‌طور کامل برآورده کنند؛ بلکه باید مشخص شود کدام تغییرها بیشترین فایده را دارند.
برای نمونه، اگر کارکنان مرتباً درخواست غذای سبک‌تر دارند، می‌توان امکان اضافه کردن یک گزینه متفاوت به منو را بررسی کرد. اگر شکایت اصلی به تکرار غذاها مربوط است، بازنگری برنامه هفتگی اولویت دارد. اگر مسئله کیفیت هنگام تحویل باشد، تغییر در شیوه توزیع اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در این میان، کارکنان آشپزخانه نیز منبع مهمی از تجربه‌اند. آن‌ها معمولاً بهتر می‌دانند در کدام مرحله مواد اولیه هدر می‌رود، کدام روش آماده‌سازی زمان بیشتری می‌گیرد و چه تغییراتی می‌تواند کار را ساده‌تر کند. بنابراین، نوآوری در غذای سازمانی فقط از بالا به پایین اتفاق نمی‌افتد. گاهی یک پیشنهاد از سوی فردی که هر روز غذا آماده می‌کند یا از آن استفاده می‌کند، می‌تواند نقطه شروع یک تغییر مفید باشد.
کترینگ سازمانی؛ تأمین غذا یا مدیریت یک فرایند پیچیده؟
برای شرکت‌هایی که امکان تهیه غذا در داخل مجموعه را ندارند، کترینگ سازمانی بخشی مهم از تجربه روزانه کارکنان است. بااین‌حال، انتخاب تأمین‌کننده صرفاً بر اساس قیمت یا تعداد غذاهای موجود در منو، تصویر کاملی از کیفیت خدمات ارائه نمی‌دهد. یک کترینگ باید بتواند میان چند موضوع تعادل برقرار کند: کیفیت ثابت، تنوع قابل مدیریت، تعداد دقیق سفارش‌ها، رعایت اصول بهداشتی و تحویل منظم. هرکدام از این موارد می‌تواند بر نتیجه نهایی تأثیر بگذارد.
برای مثال، منوی متنوع زمانی ارزشمند است که تأمین‌کننده بتواند کیفیت غذاها را در سفارش‌های پرتعداد حفظ کند. برنامه‌ریزی دقیق نیز زمانی نتیجه می‌دهد که اطلاعات تعداد وعده‌ها و تغییرات سفارش به‌موقع در اختیار تأمین‌کننده قرار گیرد. همکاری میان سازمان و کترینگ می‌تواند به شناسایی مشکلات و اصلاح تدریجی خدمات کمک کند. بررسی منظم بازخورد کارکنان، مقایسه تعداد سفارش با میزان مصرف و گفت‌وگو درباره کیفیت و زمان تحویل، اطلاعاتی فراهم می‌کند که برای هر دو طرف مفید است. به این ترتیب، غذای سازمانی از یک سفارش روزانه به فرایندی تبدیل می‌شود که می‌توان آن را ارزیابی کرد، برای آن برنامه ریخت و به‌مرور بهبود داد.
بعد از روز جهانی غذا، چه چیزی باید تغییر کند؟
روز جهانی غذا در ۱۶ اکتبر، بهانه‌ای برای مرور موضوعی است که هر روز در زندگی میلیون‌ها نفر حضور دارد. اما اهمیت این مناسبت زمانی بیشتر می‌شود که بحث به تصمیم‌های عملی برسد. تجربه غذاخوری‌های سازمانی نشان می‌دهد که کاهش دورریز، شناخت بهتر نیاز کارکنان و استفاده از اطلاعات واقعی می‌توانند به تغییراتی قابل اندازه‌گیری منجر شوند. در عین حال، هیچ راهکار واحدی برای همه مجموعه‌ها وجود ندارد. روشی که در یک غذاخوری موفق است، ممکن است برای سازمانی دیگر به دلیل تفاوت در تعداد کارکنان، منو یا شیوه توزیع مناسب نباشد.
برای همین، شاید بهترین نقطه شروع این باشد که هر مجموعه یک مسئله مشخص را انتخاب کند: مقدار غذای باقی‌مانده، تکراری بودن منو، کیفیت هنگام تحویل یا ناهماهنگی در سفارش‌ها. سپس یک تغییر محدود را اجرا کند و نتیجه آن را بسنجد. شعار «امروز نوآوری کنیم، فردا تغذیه کنیم» در چنین رویکردی معنای ملموس‌تری پیدا می‌کند. آینده بهتر غذای سازمانی لزوماً با یک تحول بزرگ آغاز نمی‌شود؛ ممکن است از همان جایی شروع شود که یک سازمان تصمیم می‌گیرد به‌جای تکرار یک روش همیشگی، بفهمد چه چیزی درست کار نمی‌کند و چگونه می‌توان آن را بهتر کرد.
من مهسا بحری‌ام؛ کسی که دنیای بیزینس را با کنجکاوی و نگاه تحلیلی دنبال می‌کند و از پیدا کردن راه‌های جدید برای رشد و پیش بردن کارها لذت می‌برد. برای من، کسب‌وکارها فقط مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نیستند؛ هر کدام شخصیت، داستان و ظرفیت منحصربه‌فردی برای رشد دارند. جذاب‌ترین بخش مسیر حرفه‌ای‌ام این است که ببینم ایده‌ها، تصمیم‌ها و استراتژی‌های درست چطور می‌توانند یک کسب‌وکار را به مرحله بعدی برسانند.